La facturación electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas documentan sus operaciones comerciales, ha mejorado la eficiencia y la transparencia en las transacciones. En Colombia, este sistema cumple una función tributaria, pero también desempeña un papel crucial en la recuperación de cartera, especialmente en el ámbito judicial.
Para los directores financieros y jurídicos, comprender el impacto de la facturación electrónica en los procesos de cobro es fundamental para optimizar la gestión de liquidez y minimizar el riesgo de incobrabilidad. Nuestra Analista Jurídica de Siniestros y Recobro de Solunion Colombia, Mara Valencia nos explica en este artículo, cómo este mecanismo puede facilitar la recuperación de deudas y los principales retos que enfrentan las empresas en su implementación.
La factura electrónica como título valor
En el marco legal colombiano, la factura de venta tiene la categoría de título valor, según el artículo 619 del Código de Comercio. Esto significa que constituye un documento necesario para ejercer derechos de crédito y exigir el pago de obligaciones derivadas de operaciones comerciales.
Por otro lado, el Código General del Proceso establece que los títulos ejecutivos deben contener obligaciones claras, expresas y exigibles. Dado que la factura electrónica cumple con estos criterios, se convierte en un documento válido para iniciar acciones judiciales de cobro, siempre que cumpla con ciertos requisitos formales.
Desafíos previos a la resolución 85 de 2022
Antes de la entrada en vigor de la Resolución 85 de 2022, emitida por la DIAN, la recuperación judicial de deudas basadas en facturas electrónicas enfrentaba varios obstáculos:
- Exigencias adicionales por parte de los juzgados: muchos tribunales rechazaban demandas ejecutivas por falta de documentación complementaria, como la certificación de la firma digital, constancias de entrega y aceptación de la factura.
- Complejidad en la validación de documentos: la falta de claridad sobre los requisitos probatorios generaba incertidumbre en los procesos judiciales.
- Ausencia de mecanismos de trazabilidad estandarizados: no existía un procedimiento unificado para acreditar la recepción y aceptación de las facturas.
Como resultado, el cobro judicial de facturas electrónicas se tornaba complejo y prolongado, lo que afectaba la capacidad de las empresas para recuperar sus acreencias en tiempos razonables.
La resolución 85 de 2022 y los eventos de la factura electrónica
Con la implementación de la Resolución 85 de 2022, se introdujeron eventos obligatorios en el ciclo de vida de la factura electrónica, como:
- Acuse de recibo de la factura por parte del comprador.
- Confirmación de la recepción de bienes o servicios.
- Aceptación expresa o tácita de la factura.
Aunque esta normativa buscaba fortalecer la seguridad jurídica de la factura electrónica como título valor, en la práctica, muchas empresas continúan sin registrar estos eventos, lo que limita su efectividad como mecanismo de cobro.
Para incentivar su cumplimiento, la DIAN estableció que las facturas sin estos eventos no pueden ser utilizadas para solicitar beneficios tributarios. No obstante, este incentivo no ha sido suficiente para garantizar la trazabilidad esperada en todas las transacciones comerciales.
La sentencia STC 11618 de 2023 y su relevancia
Ante la incertidumbre sobre la validez de la factura electrónica en procesos ejecutivos, la Corte Suprema de Justicia emitió la Sentencia STC 11618 de 2023, la cual establece directrices claras para su reconocimiento como título valor.
Según esta sentencia, para que una factura electrónica sea exigible judicialmente, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Incorporación de los derechos crediticios que respalda.
- Firma digital del emisor, la cual se considera acreditada con la validación de la DIAN.
- Fecha de vencimiento claramente establecida.
- Evidencia de recepción de la factura por parte del adquirente.
- Prueba de recepción de los bienes o servicios facturados.
- Aceptación expresa o tácita por parte del deudor.
La Corte también aclaró que la firma digital del emisor no requiere certificación adicional, ya que su autenticidad es garantizada por la DIAN al momento de la emisión de la factura. Asimismo, indicó que, en ausencia de aceptación expresa, el acreedor puede demostrar la validez de la factura mediante otros medios de prueba.
Beneficios de la facturación electrónica en la recuperación de deudas
Para los directores financieros, la facturación electrónica ofrece ventajas significativas en la gestión de cartera y recuperación de deudas:
- Mayor seguridad jurídica: la factura electrónica, al ser validada por la DIAN, facilita su exigibilidad en procesos judiciales.
- Reducción de tiempos de cobro: la digitalización de documentos agiliza la presentación de demandas ejecutivas.
- Trazabilidad y transparencia: los eventos de recepción y aceptación permiten un mejor control sobre las obligaciones de pago.
- Optimización de la liquidez: un mejor control sobre las cuentas por cobrar mejora la planeación financiera y reduce el riesgo de iliquidez.
La facturación electrónica es un avance clave en la modernización financiera de las empresas en Colombia. Sin embargo, para maximizar su impacto en la recuperación de deudas, es fundamental que las organizaciones adopten buenas prácticas en la gestión de facturas y cumplimiento normativo.
Los directores financieros deben asegurarse de que sus empresas registren los eventos requeridos por la DIAN y cuenten con mecanismos adecuados para documentar la recepción y aceptación de sus facturas. De esta manera, podrán fortalecer su capacidad de cobro y garantizar la estabilidad financiera de sus organizaciones.
